Évènement d’entreprise : quel espace à privatiser ?

Un événement d’entreprise se prépare pour appréhender tous les détails de l’organisation. Il faut notamment choisir l’espace à privatiser pour accueillir de façon professionnelle les participants. Ce lieu se détermine à partir de critères élaborés en amont. Il est particulièrement important de prendre le temps de choisir un espace atypique adapté à l’événement. Cela vous permet de donner fière allure à votre événement et de donner le ton de votre regroupement professionnel.

Mais alors, comment faut-il s’y prendre pour faire le bon choix ? On vous guide dans l’article suivant pour vous faire gagner du temps lors de vos recherches pour trouver le bon espace à privatiser.

Pourquoi mettre en place cet événement d’entreprise ?

Dans un premier temps, il est important de connaître le rôle de cette animation professionnelle pour trouver un espace atypique adapté. Cet élément permet d’affiner sa sélection pour trouver un lieu particulièrement adapté comme il est possible de trouver avec Keeze. Par exemple, vous avez peut-être le souhait de mettre en place une journée autour de la cohésion d’équipe au sein de votre entreprise. Vous faites alors le choix de réunir vos collaborateurs autour d’un thème particulier.

L’espace à privatiser peut alors être une salle privée autour d’un grand jardin pour vous permettre de réaliser des animations à l’extérieur. Au contraire, si vous souhaitez mettre en place un événement professionnel pour présenter votre nouvelle collection aux équipes et aux partenaires de l’entreprise, il est préférable de trouver un espace atypique avec une grande table et des chaises. Celui-ci doit aussi être équipé avec un rétroprojecteur pour diffuser une vidéo, par exemple.

L’espace à privatiser contient des critères différents en fonction de l’objet de la réunion.

La surface à louer pour votre événement d’entreprise

Pour commencer efficacement votre recherche, il faut connaître la surface nécessaire pour accueillir votre public. Ainsi, il faut faire le point en amont sur le nombre de participants au maximum pour trouver une surface suffisante. Dans certains événements, il est important d’avoir un nombre de chaises sur place pour permettre aux participants de s’assoir durant les animations.

Si vous ne connaissez pas le nombre exact de participants pour votre événement d’entreprise, vous pouvez toujours estimer une fourchette afin de sélectionner un espace à privatiser suffisamment grand. La hauteur sous plafond peut vous permettre de gagner de l’espace visuel. En effet, si vous prévoyez d’être nombreux, il est toujours bon de louer un espace atypique avec de beaux volumes pour ne pas se sentir étriqué dans une salle trop petite.

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Quelles sont les activités prévues pour votre événement professionnel ?

Les animations rythment la journée ou la soirée au cours de l’événement d’entreprise. Celles-ci peuvent se faire de façon très classique, notamment lorsque la présentation se fait par l’intermédiaire d’une vidéo ou d’une présentation digitale. Dans ce cas, les participants sont assis ou debout et le présentateur doit simplement avoir à sa disposition du matériel informatique au sein de l’espace atypique.

Cependant, certaines animations professionnelles nécessitent d’autres éléments :

  • Du matériel particulier
  • De l’espace disponible

Ces détails doivent être connus au moment de la recherche d’un espace à privatiser pour éviter de visiter des surfaces trop réduites. Par exemple, si vous souhaitez créer des groupes de réflexion, il faut prévoir suffisamment de place pour installer les participants. Toutefois, les regroupements peuvent se faire sur des fauteuils confortables ou des tables hautes. Tout dépend de l’espace atypique à louer.

Quels sont les équipements indispensables dans l’espace à privatiser ?

Pour réussir votre événement d’entreprise, vous avez certainement besoin de plusieurs accessoires le jour de votre événement. Par exemple, il est courant d’avoir besoin d’un ordinateur et d’une imprimante pour faire passer des feuilles aux participants.

Dans certains cas, il faut une salle de pause pour ressourcer les équipes et prendre un café. Une cuisine est aussi idéale pour faire la pause du midi. Il est possible d’avoir à disposition des plateaux repas en fonction de l’espace atypique loué.

Dans tous les cas, il est intéressant de faire le point avant de commencer vos recherches sur les services importants qui optimisent votre événement d’entreprise. Certaines structures proposent aussi un accueil physique. Ces petits détails apportent du professionnalisme à votre événement au moment de l’arrivée sur place des participants, surtout si ces derniers ne font pas partie de l’entreprise. Keeze vous donne des conseils complémentaires pour bien organiser votre événement professionnel !

Ainsi, il est important de prendre le temps en interne de faire le point sur tous ces éléments :

  • Le nombre de participants
  • La surface à louer pour trouver son espace atypique
  • Les activités proposées le jour de l’événement
  • Les équipements indispensables
  • L’objet de cet événement

De cette façon, vous gagnez beaucoup de temps lors de vos recherches pour trouver votre espace à privatiser pour votre événement d’entreprise. En plus, faites aussi le point sur les dates de votre événement professionnel afin de réserver le bon créneau après votre visite.